Ҳисобот барои ҳар як муваффақияти лоиҳа муҳим аст. Ҳисобот маънои онро надорад, ки роҳбари лоиҳа бояд бачаҳо, микрофон ва қаҳвахонаҳо барои кор ба даст орад. Чунин тактикаҳҳо ба муборизаи зиддифасод ба мудири лоиҳа оварда мерасонад. Ба ҷои шахсе, ки шахси масъулиятнокро идора мекунад, идоракунандаи лоиҳа тамоми дастаи худро барои ҳисоботдиҳии лоиҳа дастгирӣ мекунад.
Гарчанде, ки мудири лоиҳа масъулияти муҳайё намудани муҳити атрофии масъулият дошта бошад, аъзоёни дастаи лоиҳа ӯҳдадор мешаванд, ки худро мустақилона назорат кунанд. Ба ҷои ба роҳбари лоиҳа танҳо ба масъулият ҷавоб додан мумкин аст, тамоми команда иштирок мекунад.
Дар ин ҷо 6 роҳ барои сохтани ҳисоботдиҳӣ ба лоиҳа:
01 Масъулият барои ҳисоботдиҳӣ дар вохӯрии Kickoff
Ҳисоб кардани ҳисоботдиҳӣ ҳамчун принсипи асосноки лоиҳа хеле муҳим аст. Сарпарастии лоиҳа ва мудири лоиҳа бояд интизориҳои худро дар маҷлиси баромади худ равшан кунад. Сарпарастии лоиҳа бояд ду нуқтаи назари масъулиятро дар бар гирад. Аввалан ӯ ӯ мудири лоиҳаро ҳисоб мекунад, ва дуюм, менеҷери лоиҳа ҳама касонро ҳисоб мекунад.
Бино бар ин нуқтаҳо менеҷери лоиҳа мегӯяд, ки дар ҳоле, ки сарпарасти лоиҳа масъулияти идоракунандаи лоиҳаро дорад, ҳисобот дар он ҷо нест. Роҳбари лоиҳа умедвор аст, ки аъзоёни даста ӯҳдадоранд, ки ӯро масъул бошанд. Ғайр аз ин, менеҷери лоиҳа интизор аст, ки аъзоёни даста якдигарро масъул бошанд. То он даме, ки якдигарро занг занед, то даме, ки ҳамаи аъзоёни даста ба касбомӯзӣ ва эҳтироми дигарон эҳтиром гузоранд.
Ин изҳорот ҳисоботи дақиқи системаро муайян мекунад. Мудири лоиҳа дар ниҳоят барои муваффақияти лоиҳа ҷавобгар аст, аммо барои муваффақ шудан, менеҷери лоиҳа интизор аст, ки ҳар як масъулият дошта бошад ва ҳамдигарро муҳофизат кунад.
02 Насб кардани алоқаи вазифавӣ
Лоиҳаҳо қариб ҳамеша вазифаҳои муштарак доранд. Баъзе чизҳо бояд дар як вақт рӯй диҳанд, ки лоиҳа муваффақ гардад. Тавре ки менеҷери лоиҳа тафсилоти лоиҳаро ба даста пешниҳод мекунад, роҳбари лоиҳа бояд дар бораи возеҳ намудани алоқамандии вазифаҳое,
Ин мисоли вазифаҳои якҷоя аст. Барномаи давлатӣ аз як гузариши асосӣ дар коре, ки боиси тағйирёбии ҳокимияти қонунии он мегардад, меравад. Барои фаҳмидани он, ки чӣ гуна барнома пас аз смена кор хоҳад кард, лоиҳа ба нақша гирифта шудааст . Яке аз аъзоёни дастаи лоиҳа тренинги рушди касбӣ мебошад, ки барномаи таълимиро барои расонидани кӯмак ба кормандони барномавӣ пешниҳод мекунад. Барои инкишоф додани ин тренинг, боқимондаи дастаҳо бояд дар бораи он ки чӣ гуна барнома амал мекунад, қарор қабул кунад. Тренерон дастаи худро дар марҳилаҳои қабули қарорҳо, ки дар оиннома ва сохтори ҷарроҳӣ кор мекунанд, муҳофизат мекунад, то ин ки барои таҳияи барномаи таълимӣ вақти кофӣ дошта бошад.
Баъзан вазифаҳо иҷро мешаванд. Ин метавонад аз зарурият ё манфиати самаранок ба вуҷуд ояд. Пас аз иҷрои вазифаҳо, маҳсулоти кории онҳо дар вазифаи минбаъда истифода мешаванд. Сохтори ҳисоботдиҳӣ ҳамчун дар мисоли боло амал мекунад. Касоне, ки дар вазифаи оянда кор мекунанд, онҳоеро, ки дар вазифаҳои қаблан кор мекунанд, ҳисоб мекунанд.
Аз тарафи роҳбари лоиҳа, ки аъзоёни даста чӣ гуна вазифаҳоро ба ҳам мепайвандад ва чӣ гуна ҳар як аъзои дастаи аъзо бояд ба кори хуб барои манфиатҳои дигар аъзоёни гурӯҳ кӯмак расонад, роҳбари лоиҳа ташаббускорони якҷояро муттаҳид мекунад. Агар як аъзои даста вазифаи худро оғоз накунад, то аъзои дигари дастаи пешин вазифаи қаблӣ ба анҷом расад, аъзои дастаи вобастаи ӯ ба муваффақияти аъзоёни дигари даста манфиатдор аст ва аъзоёни даста барои иҷрои саривақтӣ ва баландсифат ҳисобот медиҳанд.
03 Ўҳдадориҳои оморӣ дар бораи дастурҳои амалиётӣ
Менеҷерони лоиҳа вохӯриҳои гурӯҳӣ бо сабабҳои гуногун доранд. Яке аз сабабҳо барои муайян кардани қадамҳои минбаъда дар асоси он, ки чӣ гуна лоиҳа пеш рафт. Ҳангоми имконпазир, чизҳо бояд мувофиқи нақша гузаранд, аммо вақте ки масъалаҳои ногаҳонӣ пайдо мешаванд, онҳо бояд ба кор бурда шаванд. Мудири лоиҳа метавонад бисёр чизро нигоҳ дорад, аммо на ҳама.
Новобаста аз он, ки кӣ ба ҳалли масъала розӣ аст, аъзоёни гурўҳе, ки дар як чорабинӣ амал мекунанд, бояд ӯҳдадориҳои ҷамъиятӣ дошта бошанд. Масъулият набояд ба баъзе расмиёти расмӣ бошад, аммо ҳама бояд медонанд, ки чӣ гуна интизор аст. Вақте ки касе ба унсури амал розӣ бошад, роҳбари лоиҳа бояд боварӣ ҳосил кунад, ки чӣ бояд анҷом дода шавад ва вақте ки он бояд анҷом шавад.
Қисми амалкунанда бояд дар варақаҳои ҷамъшаванда ё дар рӯйхати ишораҳо ишора карда шавад. Философияҳои идоракунии гуногуни лоиҳа ин гуна фарқ мекунанд. Калиди асосӣ ин аст, ки қисмҳои амалиро барои баррасӣ дар оянда нависед.
04 Пешниҳоди номҳои ашхоси алоҳида
Вақте ки аъзоёни дастаҷамъӣ ӯҳдадор мешаванд, тамоми гурӯҳ бояд қодир ба иҷрои муваффақияти ин ӯҳдадориҳо бошанд. Навиштани ин ваъдаҳо хеле хубанд, вале агар касе ягон чизро ба унсурҳои амалии пайравӣ накунад, аъзоёни гурӯҳ боварӣ доранд, ки ӯҳдадориҳо муҳиманд. Чаро онҳо бояд ба воситаи пайравӣ кардани касе, ки аз онҳо мепурсанд, бояд пайравӣ кунанд?
Ҳамчуноне, ки ӯҳдадориҳо дар ҷамъият иҷро карда мешаванд, роҳбари лоиҳа бояд дар бораи ин ӯҳдадориҳои умумӣ пайгирӣ намояд. Ин одамонро маҷбур мекунанд, ки калимаҳои худро риоя кунанд. Нашъамандии ҷамъият ин motivator бузург аст.
Беҳтарин қисми идоракунандагони лоиҳа набояд ба шахси бад бошад. Пас аз он ки роҳбари лоиҳа муҳити атрофро таъсис дод, ҳеҷ кас шахси баде нест, зеро ҳар як шахс якҷониба ҳисобот медиҳад. Танҳо вақт касе шахси бад аст, вақте ки ӯ аз тариқи ваъда пайравӣ намекунад.
Барои роҳбари лоиҳа ба касе лозим нест, ки ба роҳ монад. Динамикаи гурӯҳӣ вазъиятро муҳофизат мекунад. Фишороварии потенсиалӣ метавонад ба таври мусбат амал кунад. Мудири лоиҳа фақат диққаташро ба унсури амал ниёз дорад ва ба ӯ ҷавобгар бошад. Вақт аз вақт, мудири лоиҳа метавонад ба саволҳои мушовирӣ дар бораи он ки чаро ӯҳдадор нашуд, вале одатан, масъулин дар бораи хатогиҳо, хатогиҳо ва монеаҳо рӯбарӯ шуда, барои иҷрои вазифаи аслӣ ва эҳтимолан барои партофта шудани ҳар гуна маҳдудият дар иҷро.
05 Иҷро намудани камбизоатӣ
Амалҳои нодурусти аъзоёни дастаи лоиҳа менеҷери лоиҳаи лоиҳа бояд бо зуд ва дипломатӣ кор кунанд . Агар аъзоёни дастаи дигари лоиҳа ба таври нокифоя амалияшонро намебинанд, ташвиқоти онҳо ба поён мерасанд ва иҷрои онҳо эҳтимолияти онро коҳиш медиҳад. Бо вуҷуди ин, менеҷерони лоиҳа наметавонанд инҳоянд, ки дар натиҷа ба интизориҳо қонеъ нагарданд. Ин амалест, ки байни амалиётҳои фаврӣ ва ба таври инсонӣ кор кардан.
Фаъолияти нокофӣ аз ҷониби худи он меравад. Ин имконият надорад, ки ба бозор иҷозат дода шавад, вале роҳбарони лоиҳа бояд вақтҳои камомади вақтро барои ислоҳ кардани рафтори худ, ки он ба диққати онҳо оварда шудааст, таъмин намояд.
06 Масъалаҳои ҳалли баҳрӣ Вақте ки зарур аст
Агар ба кор даровардани камбизоатон якто кор накунад, менеҷери лоиҳа бояд масъаларо ба роҳбари ҳайати даста такмил диҳад. Агар ин камбуд набошад, сарпарасти лоиҳа бояд ба вазъият такя кунад. Ба ҳалли якҷониба, ба шӯрои роҳбарикунанда ва баланд бардоштани дараҷаи сарпарасткунанда беҳтарин тартиботе, ки аз ҷониби аъзоёни дастаи лоиҳа дастгирӣ карда мешавад, беҳтар аст. Қадами гузаштан метавонад аз онҳое, ки бо онҳо алоқаманданд, бегона буда, дар ниҳоят вақт ҷудо кунанд.
Пеш аз он, ки ба сарпарастии лоиҳа масъалаи ҳалли масъала, роҳбари лоиҳа бояд тамоми имконоти дигарро истифода кунад. Дар ҳолати паст кардани сатҳи камбизоатӣ, ин маънои онро дорад, ки вазъиятро якбора яктарафа кардан ва сипас ба роҳбари ҳайати даста муроҷиат кунед.
Роҳбари лоиҳа бояд бо дастгирии лоиҳа дар бораи он, ки роҳбари лоиҳа тавсиягари лоиҳаро тавсия медиҳад, бояд мушаххас бошад. Агар менеҷери лоиҳа мехоҳад, ки дастаи даста аз ҷониби роҳбари хаттии дуюм маслиҳат кунад, роҳбари лоиҳа бояд чунин мегӯяд. Агар менеҷери лоиҳа мехоҳад аъзоёни даста иваз карда шаванд, роҳбари лоиҳа бояд чунин дархостро кунад. Сарпарастии лоиҳа вариантҳо ва протсессия ва экзоти ҳар як вариантро талаб мекунад.